Smlouva o zpracování osobních údajů

1. Smluvní strany

Zpracovatel:

Filip Neklan
Sídlo: Sobětuchy 36, 294 74 Tuřice
IČO: 23172436
E-mail: info@mechaniqapp.cz

Správce: Uživatel aplikace MechaniQ (dále jen „Aplikace“), tedy fyzická nebo právnická osoba, která si zřídila účet a vkládá do Aplikace osobní údaje svých zákazníků. Identifikační údaje Správce vyplývají z registrace účtu.

2. Předmět a povaha zpracování

2.1 Zpracovatel zpracovává osobní údaje výhradně za účelem poskytování Aplikace — tedy provozu, ukládání, zálohování a zpřístupnění dat, která do Aplikace vloží Správce nebo jeho uživatelé.

2.2 Zpracování probíhá automatizovaně, elektronicky, na serverové infrastruktuře Zpracovatele.

2.3 Zpracovatel osobní údaje nezpracovává pro vlastní účely, nepředává je k marketingovým účelům a nepoužívá je k profilování ani trénování modelů.

3. Kategorie subjektů údajů a osobních údajů

Subjekty údajů: zákazníci Správce (fyzické osoby i kontaktní osoby právnických osob), zaměstnanci Správce s přístupem do Aplikace, případně další osoby uvedené Správcem u zakázek a dokladů.

Kategorie údajů: identifikační a kontaktní údaje (jméno, adresa, telefon, e-mail, IČO/DIČ), údaje o vozidlech (registrační značka, VIN, stav tachometru, servisní historie), údaje o zakázkách a dokladech (popis prací, ceny, platební údaje) a přihlašovací údaje uživatelů Správce.

Aplikace není určena ke zpracování zvláštních kategorií osobních údajů podle čl. 9 GDPR. Vloží-li je Správce přesto, činí tak na vlastní odpovědnost.

4. Doba zpracování

Zpracovatel zpracovává osobní údaje po dobu trvání smlouvy o užívání Aplikace a dále po dobu uvedenou v článku 9 této smlouvy (postup při ukončení).

5. Povinnosti zpracovatele

Zpracovatel se zavazuje, že:

• zpracovává osobní údaje pouze na doložené pokyny Správce, včetně předání do třetí země — pokyny Správce jsou dány užíváním Aplikace a touto smlouvou;
• zajistí, aby osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje byly zavázány mlčenlivostí;
• přijme technická a organizační opatření podle článku 6;
• zapojí dalšího zpracovatele jen za podmínek článku 7;
• je Správci nápomocen při plnění povinností podle článků 32 až 36 GDPR;
• po skončení poskytování služeb naloží s údaji podle článku 9;
• poskytne Správci informace potřebné k doložení splnění povinností podle článku 28 GDPR a umožní audit podle článku 8;
• neprodleně Správce informuje, má-li za to, že jeho pokyn porušuje GDPR nebo jiný předpis o ochraně osobních údajů.

6. Technická a organizační opatření

Zpracovatel uplatňuje zejména tato opatření podle čl. 32 GDPR:

• šifrovaný přenos dat protokolem HTTPS/TLS,
• hesla ukládaná pouze jako nevratný hash,
• oddělení dat jednotlivých servisů tak, aby k nim neměli přístup ostatní uživatelé,
• omezený přístup k produkčním datům pouze pro Zpracovatele,
• pravidelné zálohování dat do odděleného cloudového úložiště, přenos záloh šifrovaným spojením,
• průběžná aktualizace použitého software a knihoven,
• záznamy o přístupech k systému,
• fyzické zabezpečení serveru, na kterém je Aplikace provozována.

Podrobnosti jsou uvedeny v zásadách ochrany osobních údajů.

7. Další zpracovatelé

7.1 Správce uděluje Zpracovateli obecné povolení zapojit další zpracovatele za podmínek tohoto článku.

7.2 Aplikaci ani databázi Zpracovatel neprovozuje u externího poskytovatele hostingu; data zůstávají na infrastruktuře spravované výhradně Zpracovatelem. K dnešnímu dni jsou zapojeni tito další zpracovatelé:

7.3 O zamýšlené změně v zapojení dalších zpracovatelů Zpracovatel Správce informuje e-mailem nebo v Aplikaci nejméně 30 dní předem. Správce může proti změně ve stejné lhůtě vznést námitku; trvá-li Zpracovatel na změně, je Správce oprávněn smlouvu o užívání Aplikace vypovědět k datu účinnosti změny.

7.4 Zpracovatel uloží každému dalšímu zpracovateli stejné povinnosti ochrany údajů, jaké má sám podle této smlouvy, a odpovídá Správci za jejich plnění.

8. Kontrola a audit

8.1 Zpracovatel poskytne Správci na písemnou žádost informace potřebné k doložení plnění povinností podle čl. 28 GDPR, a to do 30 dní.

8.2 Správce je oprávněn provést audit nejvýše jednou ročně, po oznámení nejméně 30 dní předem, v pracovní době a způsobem, který nenaruší provoz Aplikace ani nezasáhne do práv ostatních zákazníků Zpracovatele. Náklady audit provádějícího nese Správce; zjistí-li audit podstatné porušení na straně Zpracovatele, nese náklady Zpracovatel.

9. Postup při ukončení

9.1 Po ukončení smlouvy o užívání Aplikace Zpracovatel na volbu Správce osobní údaje vymaže, nebo je vrátí v běžném strojově čitelném formátu.

9.2 Volbu Správce uplatní do 30 dní od ukončení smlouvy. Neuplatní-li ji, Zpracovatel údaje po uplynutí této lhůty vymaže.

9.3 Zálohy obsahující osobní údaje se přepisují v rámci běžného zálohovacího cyklu, nejpozději však do 90 dní od ukončení smlouvy.

9.4 Povinnost výmazu se nevztahuje na údaje, které je Zpracovatel povinen uchovávat podle právních předpisů (zejména účetní a daňové doklady).

10. Porušení zabezpečení

Zjistí-li Zpracovatel porušení zabezpečení osobních údajů, ohlásí je Správci bez zbytečného odkladu, nejpozději do 24 hodin od okamžiku, kdy se o něm dozvěděl, a poskytne mu součinnost potřebnou k ohlášení dozorovému úřadu podle čl. 33 GDPR a k vyrozumění subjektů údajů podle čl. 34 GDPR.

11. Součinnost při výkonu práv subjektů údajů

11.1 Obrátí-li se subjekt údajů se žádostí o výkon svých práv přímo na Zpracovatele, Zpracovatel žádost sám nevyřizuje a bez zbytečného odkladu ji předá Správci.

11.2 Zpracovatel je Správci nápomocen vhodnými technickými a organizačními opatřeními při vyřizování žádostí subjektů údajů podle kapitoly III GDPR, a to v rozsahu, v jakém to povaha zpracování umožňuje.

12. Předávání do třetích zemí

12.1 Provozní data Aplikace jsou uložena na infrastruktuře Zpracovatele v České republice.

12.2 Zálohy jsou ukládány u společnosti Backblaze Inc. ve Spojených státech amerických (region US East). Předání do třetí země je zajištěno standardními smluvními doložkami schválenými Evropskou komisí, které jsou součástí Data Processing Addendum poskytovatele úložiště.

12.3 Případné předání v souvislosti s analytickými nástroji na veřejné části webu se týká pouze návštěvníků webu, nikoli dat vložených Správcem do Aplikace, a je popsáno v zásadách ochrany osobních údajů.

13. Závěrečná ustanovení

13.1 Tato smlouva se řídí právním řádem České republiky.

13.2 V otázkách touto smlouvou neupravených se použijí obchodní podmínky a GDPR.

13.3 Změny této smlouvy oznamuje Zpracovatel stejným postupem jako změny obchodních podmínek.

13.4 Tato smlouva nabývá účinnosti dne 26. 8. 2026.