Zásady ochrany osobních údajů
1. Kdo je správce vašich údajů
Správcem osobních údajů je:
Filip Neklan
Sídlo: Sobětuchy 36, 294 74 Tuřice
IČO: 23172436
E-mail: info@mechaniqapp.cz
(dále jen „Správce" nebo „my")
Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů.
Tyto zásady popisují, jak nakládáme s osobními údaji uživatelů aplikace MechaniQ dostupné na adrese https://mechaniqapp.cz (dále jen „Aplikace"). MechaniQ je systém pro autoservisy a pneuservisy sloužící ke správě zakázek, zákazníků, skladu a fakturace.
Zpracování probíhá v souladu s nařízením (EU) 2016/679 (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
2. Dvojí role: kdy jsme správce a kdy zpracovatel
Toto rozlišení je pro MechaniQ klíčové, proto ho uvádíme hned na začátku:
Jsme SPRÁVCEM u údajů, které se týkají vás jako našeho zákazníka — vaší registrace, předplatného, fakturace a komunikace s námi. Těmto údajům se věnují kapitoly 3 až 8 níže.
Jsme ZPRACOVATELEM u údajů, které do Aplikace vkládáte vy — tedy údajů vašich zákazníků, jejich vozidel a zakázek. Tato data patří vám, vy určujete, proč a jak se zpracovávají, a my s nimi nakládáme výhradně podle vašich pokynů. Podrobnosti upravuje Smlouva o zpracování osobních údajů, kterou s vámi uzavíráme — viz kapitola 9.
3. Registrace a vedení uživatelského účtu
| Údaje | E-mailová adresa, heslo (uložené v podobě nevratného hashe), jméno a příjmení, název servisu, datum registrace |
| Účel | Vytvoření a správa účtu, přihlašování, komunikace ohledně služby |
| Právní základ | Plnění smlouvy – čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR |
| Doba uchování | Po dobu trvání účtu a 3 roky po jeho zrušení (promlčecí lhůta) |
4. Předplatné a fakturace
| Údaje | Fakturační jméno a adresa, IČO a DIČ, číslo bankovního účtu plátce, historie plateb, čísla vystavených faktur |
| Účel | Vystavení faktur, evidence plateb, vedení účetnictví |
| Právní základ | Plnění smlouvy – čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR; plnění právní povinnosti – čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví) |
| Doba uchování | 10 let od konce účetního období, ve kterém byl doklad vystaven — tuto lhůtu nelze zkrátit ani na vaši žádost o výmaz |
Platby přijímáme bankovním převodem na základě vystavené faktury. Údaje o platbě (číslo účtu, variabilní symbol, částku) zpracovává naše banka jako samostatný správce.
Platební karty nezpracováváme a jejich údaje neukládáme.
5. Obsah, který v Aplikaci vytvoříte
| Údaje | Záznamy o zakázkách, kartotéka zákazníků, evidence vozidel, skladové položky, vystavené doklady a nahrané soubory |
| Účel | Poskytování samotné funkčnosti Aplikace |
| Právní základ | Plnění smlouvy – čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (ve vztahu k vám); u údajů třetích osob jednáme jako zpracovatel podle kapitoly 9 |
| Doba uchování | Po dobu trvání účtu; po jeho zrušení podle článku 9.4 obchodních podmínek |
K obsahu vašich dat nepřistupujeme, s výjimkou těchto situací:
- na vaši výslovnou žádost v rámci technické podpory,
- při řešení provozní poruchy, kdy je přístup k datům nezbytný k obnovení funkčnosti,
- ukládá-li nám to zákon nebo rozhodnutí orgánu veřejné moci.
O každém takovém přístupu vedeme záznam.
6. Provozní a bezpečnostní logy
| Údaje | IP adresa, datum a čas přístupu, typ prohlížeče a operačního systému, chybové hlášky, záznamy o přihlášení a neúspěšných pokusech |
| Účel | Zajištění bezpečnosti, odhalování neoprávněných přístupů, řešení technických problémů |
| Právní základ | Oprávněný zájem – čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (zabezpečení služby a dat našich uživatelů) |
| Doba uchování | 6 měsíců |
7. Analytika návštěvnosti
Na veřejné části webu mechaniqapp.cz používáme nástroj Google Analytics provozovaný společností Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irsko.
| Údaje | Zkrácená IP adresa, navštívené stránky, doba a pořadí návštěv, zdroj návštěvy, typ zařízení, prohlížeč a operační systém, přibližná lokalita na úrovni města |
| Účel | Měření návštěvnosti webu, vyhodnocení zdrojů návštěv a zlepšování Aplikace |
| Právní základ | Souhlas – čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích |
| Doba uchování | 14 měsíců od poslední aktivity |
Bez vašeho souhlasu se Google Analytics nespustí. Souhlas udělujete v cookie liště při první návštěvě webu a můžete jej kdykoli odvolat v nastavení cookies v patičce webu nebo smazáním cookies v prohlížeči. Odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování před odvoláním.
Máme aktivovanou anonymizaci IP adres a nepoužíváme funkce Google Signals, remarketing ani propojení s reklamními službami Google.
Analytiku měříme pouze na veřejné části webu. Uvnitř Aplikace, kde pracujete s daty svých zákazníků, žádné analytické nástroje třetích stran nenasazujeme.
Google zpracovává údaje také mimo Evropskou unii — viz kapitola 10.
Vlastní nastavení reklam Google můžete spravovat na adrese adssettings.google.com; blokovat měření lze také doplňkem prohlížeče, který Google nabízí na tools.google.com/dlpage/gaoptout.
8. Komunikace, podpora a obchodní sdělení
Podpora. E-mailovou adresu a obsah zpráv zpracováváme za účelem vyřízení dotazu na základě plnění smlouvy či oprávněného zájmu. Uchováváme 2 roky od poslední komunikace.
Informace o službě. Jako našim zákazníkům vám můžeme na e-mail zasílat informace o novinkách, změnách a odstávkách Aplikace, a to na základě oprávněného zájmu podle § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb. Odhlásit se lze odkazem v každé zprávě nebo e-mailem na info@mechaniqapp.cz. Odhlášením nezaniká zasílání provozně nezbytných zpráv (faktury, bezpečnostní upozornění, změny podmínek).
Marketing bez předchozího nákupu probíhá pouze na základě souhlasu, který lze kdykoli odvolat.
9. Data vašich zákazníků — naše role zpracovatele
9.1 Vkládáte-li do Aplikace osobní údaje třetích osob (jména zákazníků, telefonní čísla, e-maily, adresy, registrační značky a údaje o vozidlech), jste ve vztahu k nim správcem vy. My jsme zpracovatelem podle čl. 28 GDPR.
9.2 Tyto údaje zpracováváme výhradně podle vašich pokynů a pouze za účelem provozu Aplikace. Nepoužíváme je pro vlastní účely, nepředáváme je třetím osobám a nepoužíváme je k trénování modelů umělé inteligence.
9.3 Podrobná úprava — rozsah zpracování, zapojení dalších zpracovatelů, bezpečnostní opatření, součinnost při výkonu práv subjektů údajů a postup při ukončení smlouvy — je obsažena ve Smlouvě o zpracování osobních údajů, dostupné na mechaniqapp.cz/zpracovani-udaju. Tato smlouva je nedílnou součástí smlouvy o užívání Aplikace.
9.4 Jako správce odpovídáte za to, že máte pro zpracování údajů svých zákazníků řádný právní základ a že jste je informoval o zpracování.
10. Komu údaje předáváme
Osobní údaje nikomu neprodáváme. Okruh příjemců držíme co nejužší:
| Příjemce | Účel | Umístění |
|---|---|---|
| Vlastní serverová infrastruktura Správce | Provoz Aplikace, databáze a záloh | ČR |
| Google Ireland Limited | Měření návštěvnosti veřejného webu (Google Analytics) | Irsko / USA |
| Webglobe, a.s. | Odesílání systémových e-mailů a faktur | ČR |
| Banka vedoucí platební účet Poskytovatele | Přijetí a zpracování plateb za předplatné | ČR |
| Backblaze Inc. (B2 Cloud Storage) | Uložení zálohovaných dat | USA (region US East) |
Aplikaci ani databázi neprovozujeme u externího poskytovatele hostingu — běží na infrastruktuře, kterou spravuje výhradně Správce, a externí správu serverů nevyužíváme. Zálohy ukládáme u poskytovatele cloudového úložiště Backblaze Inc. (služba B2 Cloud Storage); podrobnosti o umístění a zabezpečení záloh jsou uvedeny v tabulce zpracovatelů výše a v části o zabezpečení.
Se zpracovateli uvedenými v tabulce máme uzavřenou smlouvu o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR.
Údaje můžeme dále předat orgánům veřejné moci, ukládá-li nám to zákon.
Předávání mimo EU
Provozní data Aplikace, včetně kartotéky zákazníků a všech zakázek, jsou uložena na serveru v České republice.
Zálohy těchto dat ukládáme u společnosti Backblaze Inc. (služba B2 Cloud Storage) v datovém centru ve Spojených státech amerických. Předání je zajištěno standardními smluvními doložkami schválenými Evropskou komisí, které jsou součástí Data Processing Addendum poskytovatele. Zálohy jsou přenášeny šifrovaným spojením a uloženy v neveřejném úložišti přístupném pouze Správci.
Druhým případem předání je Google Analytics na veřejné části webu. Společnost Google může údaje o návštěvnosti zpracovávat i na serverech ve Spojených státech. Předání je zajištěno standardními smluvními doložkami schválenými Evropskou komisí a účastí společnosti Google LLC v rámci EU–U.S. Data Privacy Framework. K tomuto předání dochází pouze tehdy, udělíte-li souhlas s analytickými cookies.
11. Cookies
Nezbytné cookies — přihlášení, udržení relace, bezpečnostní token proti útokům CSRF, uložení vaší volby v cookie liště. Bez nich Aplikace nefunguje a ukládají se bez souhlasu na základě oprávněného zájmu.
Analytické cookies (Google Analytics) — ukládají se pouze s vaším souhlasem. Jde zejména o cookies _ga a _ga_<ID> s dobou platnosti až 2 roky, které slouží k rozlišení návštěvníků a měření relací. Souhlas můžete kdykoli změnit nebo odvolat v nastavení cookies v patičce webu.
Cookies lze spravovat i v nastavení prohlížeče. Blokování nezbytných cookies znemožní přihlášení do Aplikace.
12. Zabezpečení
Přijali jsme technická a organizační opatření k ochraně údajů, zejména:
- šifrovaný přenos dat protokolem HTTPS/TLS,
- hesla ukládaná pouze jako nevratný hash,
- oddělení dat jednotlivých servisů tak, aby k nim neměli přístup ostatní uživatelé,
- omezený přístup k produkčním datům pouze pro Správce,
- pravidelné zálohování dat do odděleného cloudového úložiště, přenos záloh šifrovaným spojením,
- průběžná aktualizace použitého software a knihoven,
- záznamy o přístupech k systému,
- fyzické zabezpečení serveru, na kterém je Aplikace provozována.
Žádné opatření nezaručuje absolutní bezpečnost. Dojde-li k porušení zabezpečení s rizikem pro práva dotčených osob, ohlásíme jej ÚOOÚ do 72 hodin a bez zbytečného odkladu informujeme vás — abyste mohl splnit vlastní ohlašovací povinnost vůči svým zákazníkům.
13. Vaše práva
Ve vztahu k údajům, u nichž jsme správcem, máte právo:
- na přístup — získat potvrzení, zda vaše údaje zpracováváme, a obdržet jejich kopii,
- na opravu — nechat opravit nepřesné nebo doplnit neúplné údaje,
- na výmaz — nechat údaje smazat, pominul-li důvod jejich zpracování,
- na omezení zpracování — v případech podle čl. 18 GDPR,
- na přenositelnost — získat údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu,
- vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
- odvolat souhlas — kdykoli, bez vlivu na zákonnost dosavadního zpracování,
- nebýt předmětem automatizovaného rozhodování — k němu v Aplikaci nedochází.
Žádost uplatněte e-mailem na info@mechaniqapp.cz. Vyřídíme ji do jednoho měsíce; ve složitých případech lze lhůtu prodloužit o další dva měsíce, o čemž vás vyrozumíme. Můžeme požádat o ověření totožnosti, abychom údaje nevydali nesprávné osobě.
Uplatňuje-li práva zákazník vašeho servisu, jehož údaje jsou v Aplikaci uloženy, obraťte se prosím na svého servisního partnera — správcem těchto údajů je servis, nikoli my. Obdržíme-li takovou žádost přímo, předáme ji vám a poskytneme součinnost.
Stížnost u dozorového úřadu
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
www.uoou.gov.cz | posta@uoou.gov.cz
14. Změny těchto zásad
Zásady můžeme aktualizovat. Aktuální znění je vždy dostupné na https://mechaniqapp.cz/ochrana-osobnich-udaju. O podstatných změnách vás informujeme e-mailem nebo oznámením v Aplikaci nejméně 14 dní předem.